В самое ранее утро вторника, как раз в тот период, когда “горячка” понедельника “сошла на нет”, а новые “неотложные вопросы” еще не успели настигнуть, Василий Михайлович снимал свое пальто в прихожей. Машеньки на месте еще не было, поэтому с кофейным аппаратом пришлось разбираться самому.
- “Ууу, чертова машина!” — выругался Михалыч после длительных попыток заполучить чашку горячего кофе.
К слову сказать, на всю солидную корпорацию “Рога и Копыта”, подход к кофейной машине знала только Машенька. Банально, но утренними часами, это давало ей абсолютную власть над коллегами, изрядно измученными ранним подъемом и долгим последующим стоянием в столичных пробках.
- “Леший с тобой”, — махнул рукой наш фин.дир. и отправился за травяной смесью с зернами лимонника, которые бережно сложила в его портфель супруга. Вот уже который месяц, они с тещей пытаются отучить сердечника Михалыча от кофе.
Мысли об унылости этого бескофеинового утра и вездесущей теще прервал телефонный звонок: “Вась, у нас сегодня презентация для инвесторов, помнишь?” — голос генерального звучал, как никогда, бодро и приветливо. — “Я тут подумал, сделай-ка еще пару копий проектного бюджета!”
- “Проектный бюджет, проектный бюджет, проектный бюджет”, — повторял вслух Василий Михалыч, словно боясь забыть магические два слова, — “Куда же я его засунул?”
Стол, на котором Михалыч искал флешку, был похож на последствия обыска
Стол, на котором фин.дир. искал флешку, был похож на последствия обыска сотрудниками отдела по борьбе с экономическими преступлениями. Здесь было все, что могло бы понадобится финансисту за весь год работы, что правда, найти что-то конкретное представлялось не очень простой задачей. Был еще один вариант, найти копию документа на рабочем компьютере, но эта задача показалась Михалычу еще сложнее.
“Ах вот же ж она!” — вскрикнул Михалыч, включая беспроводной механизм и пытаясь наладить связь с ноутбуком, — “Тааак, вот оно … страницы с первой по десятую … три копии … печать!”. Принтер радостно пискнул Михалычу в ответ и заморгал красным глазом: бумага кончилась!
Думаю, читатель уже догадался, что в это утро Михалыч опоздал на встречу … бумагу для принтера пришлось искать по всему офису.
Но пусть читателя не смущают эти бытовые неурядицы. “Рога и Копыта”, несмотря на увиденную нами картину, являются достаточно успешной финансовой корпорацией. Им принадлежат 1500 кв. м. офисной площади в самом центре нашей замечательной столицы, их уважают конкуренты, поставщики готовы лишаться своей прибыли и выстилать “скатерти-самобранки” отделу закупок (по всей видимости, ради счастья сотрудничества с лидером), а претенденты на вакансии готовы проходить самые жесткие отборы.
“Рога и копыта” считают, что могут себе позволить не заботиться о подобных потерях времени и ресурсов.
Но мы то с Вами знаем, что не имеет значения, сколькими ресурсами мы обладаем. Если мы не знаем, как ими пользоваться, их всегда будет недостаточно.
Также, обстоят дела и с нашим офисным пространством и процессами: каким бы большим и дорогим не был бы наш офис, какими бы совершенными и современными устройствами мы не обладали, какие бы модные ИТ-инструменты не приобретали, неэффективная организация офисного пространства и проходящих в нем процессов, может разорить даже самую устойчивую компанию.
Сегодня, мы поделимся с Вами одним нехитрым, но очень эффективным инструментом бережливого управления, используя который, можно за короткий срок избавиться от офисного беспорядка и наладить в нем эффективные процессы.
5S
5S — система рационализации рабочего места. Была разработана в послевоенной Японии в компании Toyota.
5S — это пять японских слов:
- Сэири (整理) «сортировка» — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
- Сэитон (整頓) «соблюдение порядка» (аккуратность) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
- Сэисо (清掃) «содержание в чистоте» (уборка) — соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
- Сэикэцу (清潔) «стандартизация» (поддержание порядка) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
- Сицукэ (躾) «совершенствование» (формирование привычки) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
Инструмент бережливого управления — 5S
Начните со своего рабочего стола и шкафов, которыми Вы пользуетесь чаще всего. Ваша первая задача — сортировка. Сортируйте все находящееся на столе и в шкафах по принципу:
- То, что Вы используете чаще всего.
- То, что однажды Вам может понадобиться.
- То, что Вы никогда не используете.
Традиционно, от собранного в третьей стопке Вам прийдеться избавиться. Вторую стопку Вам нужно еще раз пересмотреть, не забывая задавать себе вопрос: “Действительно ли мне это понадобится?”. Оставшееся “богатство” Вам нужно будет организовать.
Вот несколько фото-идей о том, как можно организовать офисные принадлежности и материалы (на примере компании Grand Gift):
Бумага не сможет неожиданно закончиться в таком офисе! Забирая последний лист в этой пачке, Вы найдете четкие инструкции по необходимым шагам. В данном случае, на карточке указан штрих-код товара, которые необходимо заказать, объем заказа и контакты поставщика
С такими детальными инструкциями даже новичок разберется со сложной техникой … или с кофемашиной, как в случае с нашим фин.диром Михалычем
У каждого предмета в таком офисе есть свое место. Если бы Михалыч организовал так свой рабочий стол, не искал бы флешку по пол дня.
Все та же карточка канбан со штрих-кодом товара и контактами поставщика
Ящик с принадлежностями: сложно перепутать и положить инструмент не на свое место
На входе в каждый кабинет Вы найдете схему расположения сотрудников. Вот бы увидеть такие схемы в налоговой или пенсионном!
Рабочее место в бережливом офисе
Ваша корреспонденция не будет потеряна, к тому же, Вы сохраните рабочее время секретаря или ассистента
О порядке размещения материалов в шкафу говорят фото на дверцах. Вы будете знать, где искать то, что Вам необходимо и куда вернуть его обратно.
И даже у мусорного ведра есть свое место! Не промахнетесь :-)
Автор фото: Сергей Мухамедов
“Ничего экстраординарного!”, скажете Вы. И будете правы, инструмент очень прост и логичен. Но использование его и других, не менее простых, инструментов бережливого офиса на рабочем месте позволяет:
- Уменьшить затраты на бумажные процессы до 90 %;
- Снизить объёмы офисной работы до 90 %;
- Снизить число ошибок до 50 %;
- Уменьшить объём рабочей площади до 75 %.
Не верите? Попробуйте сами 
Удачной уборки, дорогой читатель!
С почтением,
Яна Деменко
Инту Эффект
p.s. Все персонажи этой истории вымышленны, а, в случае, их схожести с реальными людьми и компаниями, просим пенять на незнание последними инструментов бережливого офиса
Понравился материал? Подпишитесь на обновления по e-mail!
