Анализ процессов «Коричневая бумага» (brown paper): инструкция по использованию

Инструментов для анализа процессов существует бесчисленное множество. В технологии бережливого управления и 6 сигм (также известен как lean6sigma) наиболее часто применяемыми являются: карта потока создания ценности, SIPOC и анализ «Коричневая бумага» (brown paper).

Коричневая бумага, по сути является самым простым, местами даже примитивным инструментом, но самым мной любимым. Ибо такой степени визуализации и наглядности сложно добиться другими инструментами. Более того, «коричневая бумага» выполняет функции вовлечения, что крайне важно на первых этапах реализации проекта по бережливому управлению / производству.

Почему «Коричневая бумага»?

Потому что физически мы реализуем инструмент на коричневой упаковочной бумаге. Существует множество IT-инструментов для описания и визуализации рабочих процессов, но мы рекомендуем, все же, начинать с бумажного варианта, потому что:

• Это показывает сложность процесса
• Это позволяет сотрудникам понять процесс
• Это создает возможность разработки нового, лучшего процесса

В чем идея «коричневой бумаги»?

• Визуализировать рабочий процесс или поток
• Определить этапы процесса
• Понять кто принимает участие в процессе
• Определить в чем состоят процедуры

Помните, что каждый процесс имеет как минимум 3 версии:

1. То, каким мы его считаем
2. То, каким он есть
3. То, каким он должен быть на самом деле

Ваша задача в ходе подготовки «коричневой бумаги» и визуализации вашего процесса — определить каким процесс есть сейчас. Всегда есть соблазн соскочить в свои идеи относительно того, каким он должен быть. Останавливайте себя, ваша задача сейчас обрисовать нынешнюю реальную картину.

Что нам понадобится?

• Определить процесс, который будем анализировать (где начинается процесс (вход) и где заканчивается процесс (выход))
• Большой кусок коричневой (упаковочной) бумаги (в идеале: 6х2 метра)
• Пост-иты (стикеры)
• Маркеры
• Белая и красная бумага формата A4
• Определить четкую, сформулированную цель

Пошаговая инструкция.

1. Определите цель составления вашей «коричневой бумаги». Цель поможем вам понять входы и выходы из вашего процесса.
2. Определите вход и выход из процесса (где процесс начинается и где заканчивается). Например, если мы рассматриваем процесс гарантийного обслуживания реализуемого вами оборудования, входом в процесс может быть получение заявки от клиента, а выходом — реализованная услуга для клиента (гарантийное обслуживание произведено). Обратите внимание, что эти границы процесса могут сильно зависеть от тех целей, которые вы перед собой ставите.
3. Определите процессные шаги и разместите их в порядке появления на бумаге. Каждый шаг процесса пишите на отдельном стикере / пост-ите. Благодаря стикерам, вы сможете перенести процессный шаг в другое место, если в процессе работы с картой вам это понадобится либо удалить его из процесса. В случае, если вы рисуете процесс просто маркером на бумаге, вам вполне вероятно, прийдется перерисовывать много раз.
4. Указывайте направление движения процессных шагов стрелками. Помните, что иногда процесс может возвращаться на несколько шагов назад, иногда он может перескакивать несколько шагов. Рисуйте все передвижения по этим шагам. Над стрелками и/или разветвлениями процесса пишите условия этих разветвлений («да, клиент принял работу по гарантийному обслуживанию»/»нет, клиент не принял работу» или «да, бухгалтерия утвердила смету»/»нет бухгалтерия смету не утвердила»). Можете указать также процентное соотношение этих разветвлений: в скольких процентах случаев бухгалтерия утверждает смету, а в каких возвращает обратно и так далее.
5. Часто, процессные шаги сопровождаются определенного рода документами: здесь же на карте процессов, прикрепите к каждому шагу копии тех документов, которые на этом этапе заполняются. В будущем, благодаря этому, вы сможете увидеть весь объем бумажной/бюрократической работы вашего процесса.
6. После того, как ваша карта составлена, вам нужно будет ее проверить. Для этого, для проверки карты пригласите тех из ваших коллег, которые не принимали участие в процессе, но так или иначе в этом процессе задействованы. Вы, как лидер, можете не видеть тех процессных шагов, которые делаются на самом деле или тех разветвлений процесса, которые происходят на самом деле. Меняйте карту в зависимости от корректировок коллег. Еще раз напомните коллегам, что вы рисуете карту текущего состояния, а не будущего!
7. После проверки, вместе с приглашенными коллегами, отметьте красными стикерами или бумагой узкие места процесса: те места, где процесс замедляется или те места, в которых вы получаете максимум брака или максимум задержек. Все трудные и сложные места процесса должны быть отмечены. На этой же красной бумаге пишите суть проблемы.
8. Посчитайте потери узких мест или сколько вам стоит иметь эту проблему в процессе? Показатель обязательно должен быть в денежном выражении. Сумма может быть за день/месяц/квартал/год. Как правило, мы считаем потери за год, но все зависит от вашего процесса и целей анализа. Если вам кажется, что ваши потери невозможно просчитать в денежном выражении, помните: «Если это нельзя посчитать, этого не существует!»
9. Разместите готовую карту со всеми ее узкими местами и потерями в денежном выражении в проходном месте на территории вашего офиса или предприятия, то есть так, где эту карту смогут увидеть большое количество ваших коллег. Рядом с картой оставьте белую бумагу, ручки, стикеры. Позвольте тем, коллегам, которые не принимали участия в описании, ознакомится с картой и оставить свои комментария/предложения.
10. После того, как все предложения и замечания получены, нарисуйте карту будущего состояния. Упрощайте свои процессы настолько, насколько их можно упростить, удаляйте потери из процесса, налаживайте поток. В идеале, карту будущего состояния перед запуском также разместить в проходном месте и получить максимальное количество идей / отзывов. Спросите совета, воспользуйтесь мудростью своих коллег.

Что важно помнить при работе с «коричневой бумагой»

• Несогласие разных сторон в описании процесса — это естественно и не должно подвергаться критике.
• Не знать ответы на все вопросы в описании процесса — это тоже естественно и допустимо. Даже держателям процессов!
• Убедитесь, что люди, принимающие участие в описании/критике процесса не расценивают это как личное оскорбление или попытку принизить их значимость. Объясняйте своим коллегам, что вы просите их совета, а ни в коем случае не критикуете их работу. Их совет вам нужен, поскольку никто как они не разбираются в деталях описываемого процесса. Подчеркните ваши намерения улучшить процесс и облегчить их работу.
• Получите как можно больше мнений относительно существующего процесса. Это поможет выявить так называемую ИМБУРДу — «имитацию бурной деятельности», которая, по сути, деятельностью не является.
• Прикрепляйте к коричневой бумаге процессов копии реальных документов и примеров. Чем нагляднее ваша карта, тем качественнее будет будущий процесс.
• Не критикуйте участников процесса. Критика же самого процесса уместна только после создания первой карты процесса.
• Все объяснения по процессным шагам пищите здесь же на карте.

Мы искренне надеемся, что вам понравится этот инструмент. В конце концов, у нас не было еще компании, в которой благодаря «коричневой бумаге» мы бы не нашли потерь минимум на 10 тыс. евро (а по факту, цифры гораздо выше)

Если возникают вопросы по использованию инструмента, обязательно задавайте их в комментариях.

Рады стараться!

Яна Деменко, от имени команды «Инту Эффект»

В тексте использованы фото и материалы тренингов группы компаний «Инту Эффект»

Понравился материал? Подпишитесь на обновления по e-mail!